איך ניגשים לתהליך של תכנון אירוע?

אנשים רבים חושבים שהמשימה של ארגון אירוע היא משימה פשוטה, קלה ומהירה כאשר בפועל – אין זה המצב כלל וכלל. אמנם בחירה של האולם המתאים היא אחד השלבים המהותיים ביותר, אך אין די בכך ויש עוד כמה נושאים לעסוק בהם, לברר ולבחור.

בחירה של אולם האירועים היא מהותית ויש לה לא מעט השלכות ונושאים שקשורים אליה ישירות. האם האירוע יתקיים בתוך האולם או בגן האירועים שבחוץ? האם יבחר מפיק האירוע לעשות שימוש בשירותי הקייטרינג של האולם או יעדיף להזמין שירות קייטרינג ממקור אחר? מה יהיה סדר הפעולות באירוע? אולי להזמין אטרקציה מיוחדת על מנת לשדרג את ההנאה עבור האורחים או להפתיע אותם? כל אלה דברים שנובעים ישירות מהאולם עצמו ומכאן קל להבין שכבר מהשלבים הראשונים צריך לקחת החלטות חשובות ומהותיות.

למה לשים לב כשמתכננים אירוע ובוחרים אולם?

כאמור, בחירה של האולם היא בחירה מהותית שתשפיע על היבטים נוספים של האירוע:

  • בחירת הקייטרינג וסוג המנות שתוגשנה לאורחים.
  • אופן הגשת המזון לצלחות – דוכנים להגשה עצמית או שמא מלצרים שיגישו.
  • גודל רחבת הריקודים (במידה ודרושה רחבה, על פי סוג ואופי האירוע).
  • מקום לאטרקציה או תוספת – אם רוצים להזמין מתקן או אטרקציה כלשהם – חשוב לוודא מבעוד מועד שאכן יהיה מספיק מקום עבורם.
  • בחירה של מתנות שיוענקו לאורחים באירוע כתלות במזג אוויר או במיקום שבו הם יישבו לצד השולחנות.

מה הקשר בין מתנות לאורחים לבין האולם שבו מתקיים האירוע?

כיום ידוע שבכל אירוע כמעט מחולקות לאורחים מתנות ומזכרות שבעזרתן הם יכולים להמשיך ולזכור את החוויות שחוו ואת ההנאה מהאירוע. אפשר להחליט אם המתנות כבר תהיינה מונחות על גבי השולחנות עוד בטרם יגיעו האורחים, האם מישהו מטעם מארגן האירוע יחלק אותן במהלך שהותם באולם או שמא מי שעומד ללכת הביתה יקבל את המתנה לידיו. במידה ומדובר במועד של מזג אוויר עם רוחות או גשם – חשוב לשים לב האם המתנות לא תיפגענה ממזג האוויר או תעופנה ברוח. זה הקשר ההדוק בין בחירת האולם לבין המתנות.

מתי צריך להזמין מתנות?

יש אירועים שבהם יש חשיבות גבוהה במיוחד לנושא של מתנות עבור האורחים. מזכרת לשבת חתן חשובה מאד, מפני שהיא המתנה האחרונה שיעניקו החתן והכלה עוד בטרם הם הופכים לזוג נשוי באופן רשמי. בנוסף לכך, מתנות לאורחים בחתונה הן מתנות שיש ציפייה רבה לקראתן ולכן בדרך כלל מושקעת מחשבה רבה בבחירה שלהן ובאופן ההפקה והמיתוג שלהן. כל זוג שמתחתן רוצה שהאורחים ישמרו את המתנה כמזכרת למשך זמן רב ולכן ישקיעו בני הזוג לא מעט כספים ובחינות של היבטים שונים עד שיבחרו את המתנה המתאימה.

על מה מבוססת בחירה של האולם?

בחירה של אולם קשורה באופן הדוק להחלטה על מועד קיום האירוע – איזה יום בשבוע, מה תהיה השעה שבה יוזמנו האורחים, האם מדובר במועד שקרוב או סמוך לאחד מהחגים בלוח השנה ומה תהיה עונת השנה, כלומר איזה מזג אוויר צפוי להיות במהלך האירוע. אין ספק שבחירה של האולם עשויה להשפיע על כל ההיבטים של האירוע ללא קשר אם מדובר בחתונה או ברית, בר מצווה או אפילו אירוע עסקי.

שמים לב לפרטים – ובוחרים נכון!

כאשר בוחנים היטב ומראש את כל הפרמטרים החשובים – לבטח האירוע שקורם עור וגידים יהפוך אט אט למציאות ויהיה מוצלח ומהנה. האורחים ירצו להישאר עד מאוחר וידברו על האירוע גם זמן רב אחרי שהוא יסתיים

אודות המחבר

השארת תגובה