מה מפיק אירועים יכול לעשות שאנחנו לא?

כאשר מתכננים אירוע גדול, אירוע מכובד, אירוע מיוחד, עולה שאלה חשובה: האם לתכנן את האירוע ללא עזרה או שמא להיעזר במפיק אירועים מקצועי? כדי להבין טוב יותר מהי החשיבות הטמונה בתכנון אירוע על ידי מפיק נבקש להסביר דבר מה חשוב ביותר – מה מסוגל מפיק אירועים לבצע, ואילו האדם הממוצע, שאיננו מפיק, איננו מסוגל.

כוחו של ניסיון

כוחו הגדול של מפיק האירועים איננו בהכרח בהיותו משכיל הרבה מעל הממוצע. כוחו מבוסס על תשוקה ועל ניסיונו בתחומו. מפיקי אירועים בדרך כלל הינם אנשי מקצוע אנרגטיים, אשר בעברם היו בעלי תפקידים שונים בענף. יש כאלה שצמחו מלמטה, יש כאלה שהוכיחו את עצמם כבר בתור בני נוער כמארגני מסיבות ויש שהיו מנהלי אירועים, מנהלי מסעדות וכיוצא בזה. בזכות הניסיון המצטבר יודעים המפיקים לתכנן את האירוע מתחילתו ועד סופו. אין זה עניין של מה בכך, שכן ההפקה דומה לניצוח על תזמורת גדולה. יש לחבר את כל הקצוות לקראת רגע האמת, האירוע שבו הכול צריך להיות מוכן ולתפקד כהלכה.

אירוע תפור לפי מידה

לא רק על ניסיון בלבד מבוסס תפקודו של מפיק אירועים. עוד דבר חשוב שיש ברשותו של מפיק אירועים שלא קיים באמתחתם של מרבית האנשים, הינו קשר עם ספקים. מפיקי אירועים מובילים מכירים את כל המי ומי, את כל הספקים ואלה שיכולים לתרום ולקדם את האירוע. בזכות הקשרים הנכונים יכול הספק לארגן: אנשי תאורה, מגבירים, חברות קייטרינג, מעצבי פנים ואומנים. מפיקי אירועים יודעים לבחור את הספק הנכון לכל אירוע. מתוך היכרות הנרקמת עם בעלי האירוע, מתוך הבנה מה חשוב יותר ומה חשוב פחות, ניתן לבנות הפקה התפורה לפי מידה. באופן מדויק ולא רק בערך.

אירוע במחיר הנכון

לקוח שמתכנן אירוע, חתונה, בר מצווה, אירוע עסקי וכיוצא בזה, לא תמיד מודע בראשית הדרך לכובד המשימה. אפילו מציאת המקום המתאים ביותר לסדר הגודל הרצוי, למספר המוזמנים הרצוי, עשויה להיות מלאכה לא פשוטה. וכך גם בניית פס הקול לאירוע, תכנון קבלת הפנים, סידורי הישיבה, האטרקציות שיכולות להתאים, האווירה הרצויה.

מפיקי אירועים מסוגלים לבצע ליבון צרכים מעמיק, כך שיתקבל רעיון ברור למדי מהו הכיוון הרצוי של האירוע. לאחר מכן, באמצעות היכרות עם רמות המחירים המקובלות ובזכות היכולת לקבל הנחות מספקים (שהרי ישנם קשרים עסקיים) ובזכות המלצות וסיעור מוחות, הולך התכנון ולובש צורה.

להגיע ופשוט – ליהנות

בסופו של דבר, כאשר רוצים לארגן אירוע שלא יהיה סתמי, אירוע שיהיה שונה מכל מה שרגיל ושגרתי, הפקה מקצועית היא הדרך הרצויה. בזכות הניסיון, ההמלצות, הידע לגבי האפשרויות על פי תקציב נתון – האירוע נעשה מהודק ומתוקתק. ואל לשכוח, בזכות מפיק אירועים שעובד בשבילכם, הלקוחות, הרי שהחיים נעשים מאוד קלים. המפיקים, וזהו היתרון הגדול – עושים בשבילנו הכול ואנחנו רק צריכים להגיע, וליהנות.

אודות המחבר

השארת תגובה